راهنمای اشتراک فایل Office 365: نکاتی درباره OneDrive و SharePoint

مایکروسافت به سختی فشار می آورد تیم های بخش Office 365 ، و آنها نرخ پذیرش را اعلام می کنند که از Slack فراتر رفته است. شاید متوجه نباشید که تیمها در بالای SharePoint Online زندگی می کنند ، و می توانید یک مشکل اشتراک فایل پرونده SharePoint را که قبلاً پیچیده و پر مخاطره است ، تشدید کنید ، مگر اینکه اقدامات پیشگیرانه را انجام دهید.

با این وجود ، Office 365 دارای بسیاری از ویژگی های همکاری عالی و سریع است. قدم زدن در محل کار دیجیتال ، همکاری مهم است. می توانید همزمان با همکاران خود اسناد را به اشتراک بگذارید و کار کنید. می توانید بازخورد را درخواست کرده و پیوندها را منتشر کنید تا دیگران بتوانند به محتوای شما و قابلیت همکاری بیشتر دسترسی پیدا کنند. از آنجا که شیرپوینت آنلاین بخشی از Office 365 است ، سیستم در Azure AD ، Exchange Online و OneDrive یکپارچه شده است.

اما همه این اشتراک و همکاری با قیمتی صورت می گیرد – ممکن است کاربران حتی متوجه نشوند که با چه کسی مشترک هستند.

با گذشت زمان ، Office 365 می تواند به یک آشفتگی پیوندهای عمومی ، دسترسی بی وقفه به داده های حساس ، و یک کابوس مجوز در صورت نیاز شدید به نزاع تبدیل شود.

در این مقاله ، ما می خواهیم به برخی از موارد امنیتی خاص بپردازیم. با شیرپوینت آنلاین ، و در مورد بهترین روشهایی که می توانید برای مدیریت موثرتر در اشتراک گذاری فایل Office 365 بکار گیرید ، بحث کنید.

ابزارهای به اشتراک گذاری پرونده موجود در Office 365

دو سیستم اشتراک فایل در Office 365 به اشتراک گذاشته شده و به صورت آنلاین SharePoint و OneDrive هستند. با هم کار کنید تا بتوانید عملکرد کلی اشتراک فایل را برای سیستم فراهم کنید.

اگر می خواهید از OneDrive به عنوان حافظه پس زمینه و SharePoint به عنوان واسط اصلی استفاده کنید ، خیلی هم واقعیت نخواهید داشت. خاموش این یک روش کافی برای تصور چگونگی عملکرد سیستم است.

برای مثال ، اگر از پوشه OneDrive خود پیوند اشتراک گذاری ارسال می کنید ، URL پیوندی برای SharePoint Online است.

به هیچ وجه گیج کننده نیستم ، درست است. ؟ بیایید عملکرد اصلی هر یک از این سیستم ها را بررسی کنیم و ببینیم چه چیزی در OneDrive موجود است و چه چیزی در SharePoint درج شده است.

 office 365 sharing sharing image of office 365 ابزار و مقایسه

Office 365 اصول اشتراک گذاری فایل [19659007] در اینجا برخی از جریان های کاری اصلی که برای دستیابی و به اشتراک گذاری پرونده ها در SharePoint Online و OneDrive به دنبال خواهید داشت ، آمده است.

نحوه یافتن فایل ها

شما ممکن است OneDrive را به عنوان گزینه ای در ویندوز اکسپلورر در دسترس داشته باشید که می توانید وضعیت همگام سازی را مشاهده کنید. ، تاریخ اصلاح شده ، و از قسمت Find برای یافتن پرونده های خود استفاده کنید.

 تصویر 365 تصویر اشتراک گذاری فایل برای یافتن پرونده ها

همچنین می توانید از وب سایت OneDrive برای دیدن همان اطلاعات استفاده کنید.

 office 365 تصویر اشتراک گذاری فایل برای یافتن فایل های آنلاین

و می توانید همان پوشه را در تیمها ببینید.

 sharing 365 office تصویر یافتن تیم های پرونده ها

نحوه همكاري نوشتن پرونده ها

براي همكاري نويسنده ، براي ويرايش پرونده نياز به مجوز داريد. شما می توانید مجوزها را از طریق عضویت در گروه انجام دهید ، یا صاحب داده می تواند برای ویرایش پرونده پیوندی برای شما ارسال کند.

 تصویر 365 به اشتراک گذاری فایل تصویری از ایجاد یک فایل مشترک در

با یک یا چند کاربر ، با هرکسی که پیوند دارد ، یا می توانید فایل را در پوشه ای که تیم شما می تواند دسترسی داشته باشد ذخیره کنید.

پس از اینکه بتوانید فایل را همزمان کنید ، باید فایل را به صورت آنلاین در یک مرورگر باز کنید یا مشتری در رایانه شما (یعنی Word Online یا Word).

به روزرسانی و همگام سازی پرونده ها

به روزرسانی و همگام سازی پرونده ها معمولاً مستقیم در Office 365 است. وقتی فایلی را ذخیره می کنید که در حال کار هستید روشن است ، آن را به سرور همگام سازی می کند و به شما می گوید تغییراتی که در نسخه خود ندارید وجود دارد یا خیر. اگر یک پرونده را در پوشه محلی OneDrive در لپ تاپ خود ذخیره می کنید ، با فرض اینکه شما یک اتصال اینترنتی دارید ، این پرونده ها در پشت صحنه بارگیری و همگام سازی می شوند.

بهتر است قبل از شروع ویرایش مطمئن شوید که جدیدترین تغییرات را داشته اید. از نو. من بیش از یک بار مرتکب آن اشتباه شده ام. یکی از راه های جلوگیری از این مشکل استفاده از Word Online هنگام ویرایش است. اگر از کپی محلی پرونده در Word استفاده می کنید ، به دنبال پرونده "live" نیستید.

نحوه به اشتراک گذاشتن پرونده ها در Office 365

این بخش شامل آنچه شما باید درباره اشتراک فایل بدانید نیز هست. به عنوان برخی از نکات اضافی در مورد اشتراک فایل Office Office 365.

به اشتراک گذاری پرونده داخلی

اشتراک فایل داخلی وقتی است که شما فایل های درون شبکه را با سایر کاربران که در همان دامنه Azure Active Directory (AD) قرار دارند با شما غیر مهمان به اشتراک می گذارید. مجوزها در Office 365 ، می توانید پرونده ها را از OneDrive شخصی خود به اشتراک بگذارید یا آنها را در سایت تیم SharePoint خود ذخیره کنید.

پیکربندی اشتراک گذاری داخلی

SharePoint هنگام ایجاد گروه در مرکز مدیریت Office 365 ، به صورت خودکار یک سایت تیم ایجاد می کند. برای ذخیره اسناد برای همکاری در تیم خود از این سایت تیم استفاده کنید. Office 365 برای هر حساب کاربری یک پوشه OneDrive ایجاد می کند که کاربران باید برای پرونده های شخصی که به همکاری نیاز ندارند استفاده کنند.

نحوه به اشتراک گذاشتن پرونده ها به صورت داخلی

تمام کاری که برای به اشتراک گذاشتن پرونده های داخلی باید انجام دهید این است که آنها را در SharePoint خود ذخیره کنید. پوشه تیم. می توانید از طریق وب سایت SharePoint یا در سرویس گیرنده تیم خود به این پوشه دسترسی داشته باشید.

 تصویر 365 تصویر اشتراک گذاری فایل اشتراک گذاری فایل های داخلی

همچنین می توانید برای فایل مورد نظر برای به اشتراک گذاشتن لینک به کاربران ارسال کنید.

  • گزینه ای را برای اشتراک با افراد خاص ، افراد در سازمان شما یا افرادی که دسترسی های موجود دارند ، انتخاب کنید. از نفر اول استفاده کنید تا یک یا چند نفر را مشخص کنید ، نفر دوم برای همه افراد در کل شرکت شما و آخرین نفر برای همه افرادی که از قبل به پرونده دسترسی دارند – مانند تیم شما.
  • روی دکمه کلیک کنید تا در صورت لزوم ویرایش شود. [19659040] اجازه بارگیری یا مسدود کردن بارگیری. برای اطمینان از وجود نسخه های اضافی در شناور در پرونده ، می توانید از بلاک دانلود استفاده کنید.
  • نام شخص (های) مورد نظر خود را که می خواهید قادر به دیدن آن باشید ، تایپ کنید.
  • "کپی پیوند"
  • ارسال پیوند

 office 365 تصویر به اشتراک گذاری پرونده ارسال پیوند

 office 365 تصویر به اشتراک گذاری فایل تصویر تنظیمات اشتراک گذاری پیوند

اشتراک گذاری پرونده های خارجی [19659015] اشتراک گذاری پرونده های خارجی در Office 365 زمانی است که شما نیاز دارید که یک پرونده را به خارج از سازمان خود برای شخصی ارسال کنید که جزئی از شرکت شما نباشد. اشتراک خارجی خطرناک است زیرا شما در حال باز کردن پنجره ای به سرور شیرپوینت خود هستید یا به طور بالقوه داده های حساس را به خارج از شبکه خود ارسال می کنید. کاربران باید با شرکا یا مشتریان کار کنند. تیم مالی شما باید اسناد و مدارک را به دستگاههای حاکم ارسال کند. منابع انسانی نیاز به ارسال نامه پیشنهاد دارند. شما ایده را می گیرید. شما باید بتوانید پرونده ها را به اشتراک بگذارید.

چندین روش برای پیکربندی اشتراک گذاری خارجی در Office 365 وجود دارد. بیایید به چند گزینه نگاه کنیم.

پیکربندی اشتراک گذاری خارجی

سرپرستان می توانند اشتراک گذاری خارجی را از چهار برنامه مختلف در فعال کنند. Office 365.

  • SharePoint Online
  • OneDrive for Business
  • Microsoft Teams
  • Office 365 Groups

یکی از گزینه های شما این است که دسترسی مهمان را فعال کنید و به کاربران خارجی حق دسترسی مهمان را اعطا کنید تا بتوانند با آنها همکاری کنند منابع داخلی شما به همان روشی که در تیم خود همکاری می کنند.

میهمانان کاربران واقعی در Azure AD شما هستند. صاحبان گروه در این پرونده دروازه بانان هستند. صاحبان گروه می توانند به مکالمات تیم ، به سایتهای SharePoint یا داده ها دسترسی مهمانان را اعطا کنند.

سرپرستان SharePoint چهار گزینه مختلف برای اشتراک گذاری دارند که می توانند آنها را فعال کنند: [

  1. بدون اشتراک گذاری خارجی – از اشتراک کاربران خارجی در خارج از محتوا جلوگیری می کند.
  2. تأیید اعتبار: مهمان های موجود – به اشتراک گذاری با کاربران در Azure AD شما اجازه می دهد ، شما باید قبل از دسترسی به داده ها ، آنها را به Azure AD اضافه کنید
  3. تأیید شده: مهمانان جدید و موجود – اجازه می دهد تا با هر کاربر معتبری در هر Office 365 یا مایکروسافت به اشتراک بگذارید. . مهمانانی که در Azure AD نیستند به عنوان مهمان اضافه می شوند.
  4. اشتراک گذاری ناشناس – هرکسی می تواند از طریق پیوند به اشتراک بگذارد

نحوه اشتراک گذاری فایل های خارجی

به اشتراک گذاری پرونده ها در خارج دقیقاً همان روشی است که می توان آنها را در داخل به اشتراک گذاشت. شما یک لینک اشتراک گذاری ایجاد می کنید ، به کاربر خارجی امکان ویرایش فایل یا عدم دسترسی به آن را می دهید و پیوند را برای آنها ارسال می کنید. آنها روی پیوند کلیک می کنند و پرونده را در مرورگر خود باز می کنند.

بهترین کارها

 office 365 تصویر به اشتراک گذاری پرونده از بهترین شیوه های به اشتراک گذاری فایل [Office19] 665 بهترین موارد روشهایی را که می توانید پیاده سازی کنید تا اطلاعات خود را ایمن و در دسترس در Office 365 نگه دارید. </p>
<h3> 1. نیاز به تأیید هویت چند فاکتور </h3>
<p> احراز هویت چند عاملی (MFA) یک روش محافظتی بسیار اساسی در سال 2019 و یک نکته رایج در زمینه امنیت سایبر است اما هنوز هم در لیستی از به اشتراک گذاری پرونده های Office 365 و بهترین شیوه های امنیتی قابل ذکر است. MFA به شما کمک می کند تا تأیید کنید که کاربران شما افرادی هستند که می گویند موجود هستند ، اما به هیچ وجه خلاف واقع نیست. </p>
<p> <em> حمله ما به دفتر 365 Man-in-the-middle را بررسی کنید ، جایی که ما به شما نشان می دهیم مهاجمان چگونه می توانند به سرعت کار در اطراف وزارت امور خارجه. </em> </p>
<h3> 2. اجرای حداقل دسترسی ممتاز به SharePoint Online </h3>
<p> اصل حداقل امتیاز می گوید که هر کاربر فقط حداقل دسترسی لازم برای انجام کار خود را می دهد. دریافت مجوزهای Office 365 به حداقل وضعیت ممتد ، برای حفظ امنیت داده های شما بسیار طولانی پیش خواهد رفت. </p>
<p> حساب های کاربری خود را در شرکت خود به گروههایی از کارکردهای مشابه شغلی (مانند IT ، منابع انسانی ، مالی ، توسعه ، و غیره) ترتیب دهید. و به این گروه ها اجازه دسترسی به داده های خود در Office 365 داده می شود. </p>
<p> اجازه نمی دهد حسابهای کاربری شخصی در لیست های کنترل دسترسی (ACL) در Office 365 انجام شود. </p>
<p> یک مالک داده یا در این مورد ، یک گروه را اختصاص دهید. صاحب ، "برای هر گروه که مسئولیت تأیید اعضای جدید گروه را بر عهده دارد و گروه را در یک برنامه منظم حسابرسی می کند. صاحب گروه دروازه بان عضویت گروه آنها و بنابراین داده های آنها است. </p>
<p> دسترسی همه اعضای غیر گروه از دسترسی به داده ها از طریق ACL را انکار می کند. از مجوزهای دسترسی محدود یا فقط مشاهده استفاده نکنید. افراد غیر عضو باید با استفاده از قوانین اشتراک فایل ، از اعضای گروه درخواست دسترسی کنند. سایت های SharePoint جداگانه برای اسناد عمومی رو ایجاد کنید. سایت های عمومی را از سایت های تیم خود جدا کنید. </p>
<h3> 3. طبقه بندی داده های حساس که در شیرپوینت آنلاین زندگی می کند </h3>
<p> شما باید داده ها را در Office 365 برای PII ، HIPAA ، GDPR ، CCPA ، مالکیت معنوی و هر چیز دیگری که می تواند باعث ضرر خوب یا رقابتی شود ، اسکن و شناسایی کنید. </p>
<p> هنگامی که پرونده ها را به طور صحیح برچسب گذاری کردید ، می توانید مطمئن شوید که آنها بیش از حد مجاز نیستند (به Least Privilege فوق مراجعه کنید) و برچسب گذاری شده اند یا برچسب گذاری شده اند ، بنابراین سایر ابزارهای امنیتی نیز می توانند داده ها را حساس تشخیص داده و با آن مناسب رفتار کنند. به عنوان مثال ، پرونده های حساس را رمزگذاری کنید ، و برای جلوگیری از بارگیری پرونده در دستگاههای بدون کنترل ، قانونی تنظیم کنید. </p>
<h3> 4. جلوگیری از بارگیری در دستگاه های بدون کنترل </h3>
<p> صحبت از ، شما باید اطلاعات تیم خود را تا حد امکان در خانه نگه دارید. یکی از راه های انجام این کار جلوگیری از بارگیری داده ها در دستگاه هایی است که تیم IT شما مدیریت نمی کند. در صورت داشتن مجوز مناسب ، مشاهده داده ها در یک مرورگر از یک سیستم کنترل نشده خوب است – اگر پیوند و تأیید مالک گروه را در اختیار دارید. </p>
<h3> 5. Limit and Sharing External External </h3>
<p> خوب ، این یک چیز بزرگ است – و بهترین تجربه نهایی در این مقاله است. </p>
<p> شما باید آنچه را می توانید انجام دهید تا میزان قرار گرفتن در معرض داده های شما با دنیای خارج محدود شود ، اما این را متعادل کنید. با نیازهای کاربران خود به اشتراک و همکاری داخلی و خارجی نیاز دارید. در اینجا چند روش مختلف وجود دارد که می توانید هر دو کار را انجام دهید. </p>
<p> در Office 365 ، کاربران می توانند یک لینک اشتراک گذاری را برای کاربران دیگر ارسال کنند تا بتوانند همان سؤال را ببینند. هنگامی که کاربران پیوندهای اشتراکی ایجاد می کنند ، ممکن است مجوز پیوند دسترسی به پرونده را به همه اعطا کند. این پیوندها می توانند به سرقت رفته ، رهگیری شوند یا به طور بالقوه بی رحمانه اجازه دسترسی به آن پرونده ها را داشته باشند – یا در صورت ایجاد پیوند در آن سطح ، پوشه ها قرار بگیرند. </p>
<p> بنابراین ، چند کار وجود دارد که باید انجام دهید تا اطلاعات خود را تا حد امکان ایمن نگه دارید. </p>
<p> ابتدا ، از ایجاد لینک های به اشتراک گذاری پوشه که به چندین فایل داخلی یا خارجی دسترسی دارند ، جلوگیری کنید. اگر کاربر نیاز به دسترسی به پرونده های متعلق به گروه دیگر داشته باشد ، باید دسترسی از مالک گروه درخواست کند. اشتراک خارجی فقط برای پرونده های غیر حساس در دسترس است. اگر می خواهید پرونده های حساس را به اشخاص ثالث به اشتراک بگذارید ، آنها را به عنوان مهمان در Azure AD خود اضافه کنید و از این طریق به آنها دسترسی مناسب بدهید. از آنجا که آنها میهمان هستند و در عضویت گروه قرار دارند ، صاحبان گروه لیست را ممیزی می کنند و هر کاربر دیگری را در صورت لزوم حذف می کنند. </p>
<p> در مرحله بعد ، تمام لینک های ایجاد شده توسط کاربر را تنظیم کنید تا بعد از چند روز تا یک هفته منقضی شوند. اگرچه این بدان معنی است که کاربران شما ممکن است برای همکاری در یک فایل ، بیش از یک پیوند ایجاد کنند ، اما همچنین بدان معنی است که تعداد پیوندهای داده های شما بی نهایت رشد نمی کند. اگر این پیوندها به صورت ارگانیک منقضی شوند ، شما به طور مداوم خطر ابتلا به نفوذ را مرتفع می کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر از این دوره رایگان Office 365 با تنظیمات و اسرار پنهان برای بهبود تجربه 365 خود دیدن کنید. </p>
<h3> 6. SharePoint را برای Shenanigans به صورت آنلاین نظارت کنید </h3>
<p> و در آخر ، هرگونه نقض اطلاعات احتمالی یا سایر نشانه هایی را که بازیگران بد داخلی یا خارجی بر روی سیستم شما اعمال می کنند ، بر Office 365 نظارت کنید. پیگیری فعالیت پرونده و پوشه ، تغییرات عضویت در گروه ، فعالیت سرپرست و موارد دیگر. ارتباط بین ترافیک شبکه با داده های نظارت شده برای شناسایی حملات سایبری احتمالی در حال انجام است. </p>
<p> Varonis مانیتور Office 365 می شود تا از داده های شما در OneDrive ، سایت های SharePoint و تیم ها و همچنین Exchange آنلاین محافظت کند. برای شناسایی داده های حساس خود می توانید داده های Office 365 خود را برای GDPR ، CCPA ، HIPAA و موارد دیگر طبقه بندی کنید. شما می توانید یک گردش کار کامل برای تأیید ، انکار و مدیریت دسترسی به داده های خود ایجاد کنید که صاحبان گروه را به نگهبانان واقعی داده های خود تبدیل می کنند. وارونیس اساسنامه رفتار فردی کاربر را برای شناسایی فعالیت غیرطبیعی Office 365 ایجاد می کند که نشان دهنده یک حمله داخلی یا خارجی است. </p>
<blockquote>
<p><em> "اگر وارونیس را در جای خود نداشتیم ، حتی OneDrive را هم در نظر نمی گرفتیم." – </em> مشتری Varonis در صنعت هواپیمایی </p>
</blockquote>
<p> کل مطالعه موردی Office 365 را بررسی کنید و سپس با ما تماس بگیرید تا ببینید چگونه Varonis می تواند به شما در امنیت Office 365 کمک کند. </p>
</div>
</pre>
<p><a href=