راهنمای اشتراک فایل Office 365: نکاتی درباره OneDrive و SharePoint
مایکروسافت به سختی فشار می آورد تیم های بخش Office 365 ، و آنها نرخ پذیرش را اعلام می کنند که از Slack فراتر رفته است. شاید متوجه نباشید که تیمها در بالای SharePoint Online زندگی می کنند ، و می توانید یک مشکل اشتراک فایل پرونده SharePoint را که قبلاً پیچیده و پر مخاطره است ، تشدید کنید ، مگر اینکه اقدامات پیشگیرانه را انجام دهید.
با این وجود ، Office 365 دارای بسیاری از ویژگی های همکاری عالی و سریع است. قدم زدن در محل کار دیجیتال ، همکاری مهم است. می توانید همزمان با همکاران خود اسناد را به اشتراک بگذارید و کار کنید. می توانید بازخورد را درخواست کرده و پیوندها را منتشر کنید تا دیگران بتوانند به محتوای شما و قابلیت همکاری بیشتر دسترسی پیدا کنند. از آنجا که شیرپوینت آنلاین بخشی از Office 365 است ، سیستم در Azure AD ، Exchange Online و OneDrive یکپارچه شده است.
اما همه این اشتراک و همکاری با قیمتی صورت می گیرد – ممکن است کاربران حتی متوجه نشوند که با چه کسی مشترک هستند.
با گذشت زمان ، Office 365 می تواند به یک آشفتگی پیوندهای عمومی ، دسترسی بی وقفه به داده های حساس ، و یک کابوس مجوز در صورت نیاز شدید به نزاع تبدیل شود.
در این مقاله ، ما می خواهیم به برخی از موارد امنیتی خاص بپردازیم. با شیرپوینت آنلاین ، و در مورد بهترین روشهایی که می توانید برای مدیریت موثرتر در اشتراک گذاری فایل Office 365 بکار گیرید ، بحث کنید.
ابزارهای به اشتراک گذاری پرونده موجود در Office 365
دو سیستم اشتراک فایل در Office 365 به اشتراک گذاشته شده و به صورت آنلاین SharePoint و OneDrive هستند. با هم کار کنید تا بتوانید عملکرد کلی اشتراک فایل را برای سیستم فراهم کنید.
اگر می خواهید از OneDrive به عنوان حافظه پس زمینه و SharePoint به عنوان واسط اصلی استفاده کنید ، خیلی هم واقعیت نخواهید داشت. خاموش این یک روش کافی برای تصور چگونگی عملکرد سیستم است.
برای مثال ، اگر از پوشه OneDrive خود پیوند اشتراک گذاری ارسال می کنید ، URL پیوندی برای SharePoint Online است.
به هیچ وجه گیج کننده نیستم ، درست است. ؟ بیایید عملکرد اصلی هر یک از این سیستم ها را بررسی کنیم و ببینیم چه چیزی در OneDrive موجود است و چه چیزی در SharePoint درج شده است.
Office 365 اصول اشتراک گذاری فایل [19659007] در اینجا برخی از جریان های کاری اصلی که برای دستیابی و به اشتراک گذاری پرونده ها در SharePoint Online و OneDrive به دنبال خواهید داشت ، آمده است.
نحوه یافتن فایل ها
شما ممکن است OneDrive را به عنوان گزینه ای در ویندوز اکسپلورر در دسترس داشته باشید که می توانید وضعیت همگام سازی را مشاهده کنید. ، تاریخ اصلاح شده ، و از قسمت Find برای یافتن پرونده های خود استفاده کنید.
همچنین می توانید از وب سایت OneDrive برای دیدن همان اطلاعات استفاده کنید.
و می توانید همان پوشه را در تیمها ببینید.
نحوه همكاري نوشتن پرونده ها
براي همكاري نويسنده ، براي ويرايش پرونده نياز به مجوز داريد. شما می توانید مجوزها را از طریق عضویت در گروه انجام دهید ، یا صاحب داده می تواند برای ویرایش پرونده پیوندی برای شما ارسال کند.
با یک یا چند کاربر ، با هرکسی که پیوند دارد ، یا می توانید فایل را در پوشه ای که تیم شما می تواند دسترسی داشته باشد ذخیره کنید.
پس از اینکه بتوانید فایل را همزمان کنید ، باید فایل را به صورت آنلاین در یک مرورگر باز کنید یا مشتری در رایانه شما (یعنی Word Online یا Word).
به روزرسانی و همگام سازی پرونده ها
به روزرسانی و همگام سازی پرونده ها معمولاً مستقیم در Office 365 است. وقتی فایلی را ذخیره می کنید که در حال کار هستید روشن است ، آن را به سرور همگام سازی می کند و به شما می گوید تغییراتی که در نسخه خود ندارید وجود دارد یا خیر. اگر یک پرونده را در پوشه محلی OneDrive در لپ تاپ خود ذخیره می کنید ، با فرض اینکه شما یک اتصال اینترنتی دارید ، این پرونده ها در پشت صحنه بارگیری و همگام سازی می شوند.
بهتر است قبل از شروع ویرایش مطمئن شوید که جدیدترین تغییرات را داشته اید. از نو. من بیش از یک بار مرتکب آن اشتباه شده ام. یکی از راه های جلوگیری از این مشکل استفاده از Word Online هنگام ویرایش است. اگر از کپی محلی پرونده در Word استفاده می کنید ، به دنبال پرونده "live" نیستید.
نحوه به اشتراک گذاشتن پرونده ها در Office 365
این بخش شامل آنچه شما باید درباره اشتراک فایل بدانید نیز هست. به عنوان برخی از نکات اضافی در مورد اشتراک فایل Office Office 365.
به اشتراک گذاری پرونده داخلی
اشتراک فایل داخلی وقتی است که شما فایل های درون شبکه را با سایر کاربران که در همان دامنه Azure Active Directory (AD) قرار دارند با شما غیر مهمان به اشتراک می گذارید. مجوزها در Office 365 ، می توانید پرونده ها را از OneDrive شخصی خود به اشتراک بگذارید یا آنها را در سایت تیم SharePoint خود ذخیره کنید.
پیکربندی اشتراک گذاری داخلی
SharePoint هنگام ایجاد گروه در مرکز مدیریت Office 365 ، به صورت خودکار یک سایت تیم ایجاد می کند. برای ذخیره اسناد برای همکاری در تیم خود از این سایت تیم استفاده کنید. Office 365 برای هر حساب کاربری یک پوشه OneDrive ایجاد می کند که کاربران باید برای پرونده های شخصی که به همکاری نیاز ندارند استفاده کنند.
نحوه به اشتراک گذاشتن پرونده ها به صورت داخلی
تمام کاری که برای به اشتراک گذاشتن پرونده های داخلی باید انجام دهید این است که آنها را در SharePoint خود ذخیره کنید. پوشه تیم. می توانید از طریق وب سایت SharePoint یا در سرویس گیرنده تیم خود به این پوشه دسترسی داشته باشید.
همچنین می توانید برای فایل مورد نظر برای به اشتراک گذاشتن لینک به کاربران ارسال کنید.
- گزینه ای را برای اشتراک با افراد خاص ، افراد در سازمان شما یا افرادی که دسترسی های موجود دارند ، انتخاب کنید. از نفر اول استفاده کنید تا یک یا چند نفر را مشخص کنید ، نفر دوم برای همه افراد در کل شرکت شما و آخرین نفر برای همه افرادی که از قبل به پرونده دسترسی دارند – مانند تیم شما.
- روی دکمه کلیک کنید تا در صورت لزوم ویرایش شود. [19659040] اجازه بارگیری یا مسدود کردن بارگیری. برای اطمینان از وجود نسخه های اضافی در شناور در پرونده ، می توانید از بلاک دانلود استفاده کنید.
- نام شخص (های) مورد نظر خود را که می خواهید قادر به دیدن آن باشید ، تایپ کنید.
- "کپی پیوند"
- ارسال پیوند
اشتراک گذاری پرونده های خارجی [19659015] اشتراک گذاری پرونده های خارجی در Office 365 زمانی است که شما نیاز دارید که یک پرونده را به خارج از سازمان خود برای شخصی ارسال کنید که جزئی از شرکت شما نباشد. اشتراک خارجی خطرناک است زیرا شما در حال باز کردن پنجره ای به سرور شیرپوینت خود هستید یا به طور بالقوه داده های حساس را به خارج از شبکه خود ارسال می کنید. کاربران باید با شرکا یا مشتریان کار کنند. تیم مالی شما باید اسناد و مدارک را به دستگاههای حاکم ارسال کند. منابع انسانی نیاز به ارسال نامه پیشنهاد دارند. شما ایده را می گیرید. شما باید بتوانید پرونده ها را به اشتراک بگذارید.
چندین روش برای پیکربندی اشتراک گذاری خارجی در Office 365 وجود دارد. بیایید به چند گزینه نگاه کنیم.
پیکربندی اشتراک گذاری خارجی
سرپرستان می توانند اشتراک گذاری خارجی را از چهار برنامه مختلف در فعال کنند. Office 365.
- SharePoint Online
- OneDrive for Business
- Microsoft Teams
- Office 365 Groups
یکی از گزینه های شما این است که دسترسی مهمان را فعال کنید و به کاربران خارجی حق دسترسی مهمان را اعطا کنید تا بتوانند با آنها همکاری کنند منابع داخلی شما به همان روشی که در تیم خود همکاری می کنند.
میهمانان کاربران واقعی در Azure AD شما هستند. صاحبان گروه در این پرونده دروازه بانان هستند. صاحبان گروه می توانند به مکالمات تیم ، به سایتهای SharePoint یا داده ها دسترسی مهمانان را اعطا کنند.
سرپرستان SharePoint چهار گزینه مختلف برای اشتراک گذاری دارند که می توانند آنها را فعال کنند: [
- بدون اشتراک گذاری خارجی – از اشتراک کاربران خارجی در خارج از محتوا جلوگیری می کند.
- تأیید اعتبار: مهمان های موجود – به اشتراک گذاری با کاربران در Azure AD شما اجازه می دهد ، شما باید قبل از دسترسی به داده ها ، آنها را به Azure AD اضافه کنید
- تأیید شده: مهمانان جدید و موجود – اجازه می دهد تا با هر کاربر معتبری در هر Office 365 یا مایکروسافت به اشتراک بگذارید. . مهمانانی که در Azure AD نیستند به عنوان مهمان اضافه می شوند.
- اشتراک گذاری ناشناس – هرکسی می تواند از طریق پیوند به اشتراک بگذارد
نحوه اشتراک گذاری فایل های خارجی
به اشتراک گذاری پرونده ها در خارج دقیقاً همان روشی است که می توان آنها را در داخل به اشتراک گذاشت. شما یک لینک اشتراک گذاری ایجاد می کنید ، به کاربر خارجی امکان ویرایش فایل یا عدم دسترسی به آن را می دهید و پیوند را برای آنها ارسال می کنید. آنها روی پیوند کلیک می کنند و پرونده را در مرورگر خود باز می کنند.
بهترین کارها